Een AI-receptionist implementeren duurt bij AIVORA gemiddeld 5 tot 7 werkdagen — van het eerste gesprek tot live gaan. Veel ondernemers verwachten een complex IT-traject, maar in de praktijk valt dat enorm mee. In dit stappenplan leggen we precies uit hoe het werkt.
Stap 1: Intake en inventarisatie (dag 1-2)
Voordat de AI geconfigureerd kan worden, moeten we jouw bedrijf leren kennen. In het intakegesprek inventariseren we:
- Wat zijn de 10 meest gestelde vragen van jouw klanten?
- Hoe wil je begroet worden en wat is jouw tone of voice?
- Welke acties moet de AI kunnen uitvoeren (afspraken, doorverbinden, bericht opnemen)?
- Wat zijn jouw openingstijden en hoe moet de AI buiten die tijden reageren?
- Welke agenda-software gebruik je (Google Calendar, Outlook, specifiek CRM)?
Dit gesprek duurt gemiddeld 45 minuten en kan volledig online plaatsvinden. Op basis van de intake stellen wij een configuratieplan op.
Stap 2: Agenda-integratie koppelen (dag 2-3)
De agenda-integratie is het hart van een effectieve AI-receptionist. Zonder toegang tot jouw agenda kan de AI geen afspraken inplannen — en dat is juist de grootste tijdsbesparing.
Wij koppelen de AI aan jouw bestaande agenda: Google Calendar, Microsoft Outlook, of een specifiek boekingssysteem zoals Calendly, Acuity of HubSpot. Dit vereist een eenmalige autorisatie van jouw kant (je geeft toestemming via een beveiligde link) — wij doen de rest.
Stap 3: Configuratie en training (dag 3-4)
Op basis van de intake configureren wij de AI:
- Begroeting instellen: jouw bedrijfsnaam, jouw tone of voice
- Veelgestelde vragen invoeren met de juiste antwoorden
- Doorverbindingsregels instellen: wanneer schakel je door naar wie?
- Buiten-kantooruren-scenario instellen: bericht opnemen of directe terugbelactie?
- Meertalige opties activeren indien gewenst
Na de configuratie wordt de AI intern getest met gesimuleerde gesprekken.
Stap 4: Testfase met echte scenario's (dag 4-5)
Voordat de AI live gaat, voeren wij testgesprekken uit die de realiteit zo goed mogelijk nabootsen. We testen:
- Standaard vragen (openingstijden, adres, diensten)
- Afspraakinplanning in verschillende scenario's
- Complexe of onverwachte vragen — hoe handelt de AI die af?
- Doorverbinding naar de juiste persoon of afdeling
- Buiten-kantooruren-scenario
Jij krijgt de testopnames te horen en geeft feedback. Op basis daarvan stellen we bij totdat alles naar wens is.
Stap 5: Live gaan (dag 5-7)
Als de testfase goed is doorlopen, gaan we live. Er zijn twee opties:
Optie A: Nieuw telefoonnummer
We activeren een nieuw zakelijk nummer dat direct gekoppeld is aan de AI. Je kunt dit nummer toevoegen aan je website, Google Business Profile en marketingmateriaal.
Optie B: Doorschakeling van bestaand nummer
Je behoudt je huidige zakelijk nummer. Via call forwarding schakel je oproepen door naar de AI — altijd, of alleen buiten kantooruren. Jouw klanten merken niets van de overstap.
Na de livegang: monitoren en verbeteren
De eerste weken na de livegang houden we extra goed in de gaten hoe de AI presteert. Elke dag ontvang jij een samenvatting van alle gesprekken. Merk je iets wat beter kan? Dan passen we de configuratie aan. De AI leert ook zelf mee: hoe meer gesprekken, hoe beter hij jouw klanten begrijpt.
Wat heb je zelf nodig?
Vrijwel niets technisch. Jij levert de informatie (via het intakegesprek), autoriseert de agenda-koppeling en geeft feedback tijdens de testfase. Wij regelen de rest. Je hebt geen IT-kennis nodig en er hoeft niets aan jouw telefonie-infrastructuur te worden aangepast.
Klaar om te starten? Plan een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten met AIVORA. We lopen het traject door en je weet precies wat je kunt verwachten.